Vertriebs-Audit für Wiener KMU: Umsatzbremsen lösen

Vertriebs-Audit für Wiener KMU: Wie Sie unsichtbare Umsatzbremsen in 48 Stunden identifizieren

Stellen Sie sich vor, Sie sitzen in Ihrem Büro im ersten Bezirk oder in einem modernen Loft im siebten. Der Kaffee ist gut, das Team ist beschäftigt, aber wenn Sie ehrlich auf die Zahlen schauen, beschleicht Sie ein ungutes Gefühl. Der Umsatz fließt, aber er tröpfelt eher, als dass er strömt. Sie wissen, dass mehr möglich wäre. Aber wo genau hakt es? Ist es der Markt? Ist es die "aktuelle wirtschaftliche Lage", die in Wien so gerne als Ausrede beim Heurigen herangezogen wird? Oder liegt das Problem tiefer – vergraben in den Prozessen Ihres eigenen Unternehmens?

Viele Geschäftsführer von Wiener KMUs und Agenturen fahren ihren Vertrieb auf Sicht. Man verlässt sich auf Empfehlungen, das berühmte Wiener Netzwerk und darauf, dass "die Qualität sich schon durchsetzt". Doch in einer Zeit, in der der Wettbewerb nur einen Klick entfernt ist, reicht "hoffen" nicht mehr aus. Wer nicht genau weiß, wo er Kunden verliert, verliert sie dauerhaft. Ein systematisches Vertriebs-Audit ist oft der schmerzhafte, aber heilsame Moment der Wahrheit, der den Unterschied zwischen Stagnation und Skalierung ausmacht.

In diesem Artikel nehmen wir Ihren Vertriebsprozess auseinander – nicht mit theoretischen Modellen aus dem Lehrbuch, sondern mit einem praxisnahen "Wiener Realitätscheck". Wir zeigen Ihnen, wie Sie die unsichtbaren Handbremsen in Ihrem System finden und lösen.

Wichtige Erkenntnisse:

• Bauchgefühl ist kein KPI: Warum die meisten Wiener Unternehmer ihre Abschlussquoten drastisch überschätzen.
• Die "Schauen wir mal"-Falle: Wie unverbindliche Angebote Ihre Pipeline verstopfen und wie Sie Verbindlichkeit erzeugen.
• CRM-Hygiene: Warum Ihre Datenbank wahrscheinlich ein Friedhof ist und wie Sie ihn wiederbeleben.
• Der 5-Punkte-Selbstcheck: Eine Anleitung, um Ihren Vertriebsprozess in 48 Stunden zu durchleuchten.

Der blinde Fleck im Wiener Mittelstand

Österreichische Unternehmen, insbesondere im B2B-Dienstleistungssektor, sind Weltmeister in der Produktqualität. Wir liefern exzellente Arbeit. Doch wenn es darum geht, diese Leistung auch systematisch zu verkaufen, herrscht oft Schweigen im Walde. Viele Geschäftsführer glauben, ihr Vertriebsproblem sei ein "Leads-Problem". Die gängige Annahme: "Wenn wir nur mehr Anfragen hätten, würden wir mehr verkaufen."

Die brutale Realität, die ich in über 28 Jahren Erfahrung im Vertrieb immer wieder sehe, ist eine andere: Die meisten Unternehmen verbrennen die Leads, die sie bereits haben. Sie scheitern nicht am Markt, sondern an internen Ineffizienzen, die sich über Jahre eingeschlichen haben. Es ist wie bei einem undichten Eimer: Es bringt nichts, mehr Wasser oben hineinzuschütten, wenn der Boden voller Löcher ist.

Ein Vertriebs-Audit ist genau der Prozess, diese Löcher zu finden. Es geht nicht darum, Schuldige im Team zu suchen, sondern Schwachstellen im System zu identifizieren. Denn – und das ist mein Mantra – 85 % der Fehler liegen im Prozess, nicht beim Menschen.

Phase 1: Der Pipeline-TÜV – Wo sterben Ihre Deals?

Beginnen wir dort, wo es am meisten wehtut: In Ihrem CRM (oder der Excel-Liste, die Sie als CRM nutzen). Öffnen Sie Ihre aktuelle Pipeline. Was sehen Sie? Wenn es wie bei den meisten KMUs aussieht, finden Sie eine Menge "Potenzial" in der Angebotsphase.

Das Problem in Wien ist oft kulturell bedingt. Wir sind höflich. Wir sagen ungern "Nein". Ein Kunde sagt: "Klingt interessant, schicken Sie mir mal was zu." Der Verkäufer, froh über das vermeintliche Interesse, investiert zwei Stunden in ein Angebot und schiebt den Deal in der Pipeline auf "Angebot gelegt". Dort bleibt er dann. Wochenlang. Monatelang.

Der Audit-Schritt:
Prüfen Sie jedes offene Angebot, das älter als 30 Tage ist. Wann war der letzte Kontakt? Gibt es einen konkreten nächsten Schritt (Datum und Uhrzeit)? Wenn die Antwort "Nein" lautet, ist das kein Deal, sondern eine Leiche. Entfernen Sie diese aus Ihrer Pipeline. Das tut weh, weil der prognostizierte Umsatz sinkt, aber es schafft Klarheit. Eine bereinigte Pipeline ist der erste Schritt zur Besserung.

Phase 2: Die "Wiener Melange" der Verbindlichkeit

Im Vertriebs-Audit hören wir oft in echte Verkaufsgespräche hinein. Was dabei auffällt, ist ein Phänomen, das ich die "Wiener Melange der Verbindlichkeit" nenne. Man plaudert, man versteht sich, man trinkt (metaphorisch) einen Kaffee zusammen. Aber man kommt nicht zum Punkt.

Viele Vertriebsmitarbeiter haben Angst, den Kunden zu "bedrängen". Sie verwechseln professionelle Führung mit Aufdringlichkeit. Das Resultat sind Gespräche, die im "Vielleicht" enden. Bei einem Audit prüfen wir die Konversionsraten zwischen den Phasen:

• Vom Erstgespräch zum Zweitgespräch
• Vom Zweitgespräch zum Angebot
• Vom Angebot zum Abschluss

Wenn Sie feststellen, dass Sie zwar viele Erstgespräche führen, aber kaum qualifizierte Folgetermine entstehen, liegt das Problem meist in der Bedarfsanalyse. Ihr Team "pitcht" zu früh, statt das echte Problem des Kunden zu verstehen. Hier helfen maßgeschneiderte Vertriebslösungen und Skripte, die Struktur geben, ohne roboterhaft zu wirken.

Phase 3: Die Reaktivierungs-Lüge

"Wir müssen erst mal die Bestandsdaten abtelefonieren." Dieser Satz fällt oft, wenn neue Leads knapp werden. Doch im Audit zeigt sich meist: Die Datenqualität ist miserabel. Ansprechpartner haben gewechselt, Telefonnummern sind tot, Notizen sind kryptisch ("Kunde war nett").

Ein Audit deckt gnadenlos auf, wie viel Zeit Ihr Team mit der Verwaltung von schlechten Daten verschwendet. Zeit, die nicht für das Verkaufen genutzt wird. Messen Sie die "Admin-Zeit" vs. "Talk-Time". In vielen Wiener Büros liegt das Verhältnis bei 70:30. Ihr Ziel muss aber sein, dass Ihre Verkäufer verkaufen. Wenn Ihr technisches Setup (CRM, Telefonie) 8 Klicks benötigt, um einen Anruf zu protokollieren, haben Sie eine massive Umsatzbremse identifiziert.

Phase 4: KPI-Tracking – Zahlen lügen nicht

Wenn ich Geschäftsführer frage: "Wie hoch ist Ihre Abschlussquote?", bekomme ich oft Antworten wie "Gefühlt so 50 %". Wenn wir dann die Daten prüfen, liegt die Realität oft bei 15-20 %. Warum diese Diskrepanz?

Weil wir uns an die Siege erinnern und die Niederlagen verdrängen. Ein effektives Audit etabliert harte KPIs (Key Performance Indicators), die wöchentlich getrackt werden. Dazu gehören:

• Anzahl der Wählversuche pro Tag
• Erreichte Entscheider (Netto-Kontakte)
• Vereinbarte Termine
• Durchgeführte Termine
• Gelegte Angebote
• Gewonnene Aufträge

Ohne diese Zahlen ist jeder Optimierungsversuch reines Glücksspiel. Nur wer misst, kann managen. Sehen Sie sich die Erfolgsgeschichten anderer Wiener Unternehmen an – sie alle basieren auf der Umstellung von "Gefühl" auf "Daten".

Die Rolle der Führungskraft im Audit

Ein oft übersehener Punkt im Vertriebs-Audit ist die Führung selbst. Wann haben Sie das letzte Mal bei einem Mitarbeiter live mitgehört? Wann haben Sie das letzte Mal ein echtes Rollenspiel gemacht, um Einwandbehandlung zu üben? Wenn die Antwort "vor sechs Monaten" lautet, haben Sie eine weitere Bremse gefunden.

Vertrieb ist wie Spitzensport. Ohne Training und Feedback sinkt die Leistung. Ein Audit muss auch die Frage beantworten: Wie wird geführt? Gibt es klare Vorgaben oder nur den monatlichen Appell, "mehr Gas zu geben"? Vertriebsleitung bedeutet, Hindernisse aus dem Weg zu räumen und das Team zu befähigen.

Wie Sie das Audit in 48 Stunden durchführen

Sie müssen nicht sofort teure Berater ins Haus holen, um die ersten groben Fehler zu finden. Starten Sie diesen Freitag mit einem "Flash-Audit":

1. Freitag 09:00 Uhr: Drucken Sie die Liste aller offenen Angebote aus. Gehen Sie Zeile für Zeile durch. Streichen Sie alles, was kein konkretes Enddatum hat.
2. Freitag 11:00 Uhr: Setzen Sie sich neben Ihren besten und Ihren schwächsten Vertriebler. Hören Sie jeweils eine Stunde zu. Schreiben Sie nur auf, wie oft nach dem "Nein" noch weiterverhandelt wurde. (Spoiler: Meistens gar nicht).
3. Freitag 14:00 Uhr: Prüfen Sie Ihren Kalender. Wie viele fixe Vertriebs-Meetings stehen für nächste Woche drin? Wenn es weniger als zwei sind (ein Forecast, ein Training), blocken Sie die Zeiten sofort.

Schon diese kleine Übung wird Ihnen die Augen öffnen. Sie werden sehen, dass das Potenzial da ist, aber durch mangelnde Konsequenz versickert.

Fazit: Klarheit schafft Umsatz

Ein Vertriebs-Audit ist keine angenehme Sache. Es ist wie der Gang auf die Waage nach den Weihnachtsfeiertagen. Aber es ist notwendig. Die Wiener Gemütlichkeit hat im modernen B2B-Vertrieb keinen Platz mehr, wenn Sie wachsen wollen. Der Markt wartet nicht. Ihre Konkurrenz schläft nicht – einige von ihnen optimieren bereits ihre Prozesse und nutzen moderne Tools.

Die gute Nachricht ist: Die meisten Umsatzbremsen sind hausgemacht und können daher auch intern gelöst werden. Sobald Sie wissen, wo der Schuh drückt – sei es in der unsauberen Pipeline, der fehlenden Einwandbehandlung oder den falschen KPIs – können Sie gezielt gegensteuern.

Warten Sie nicht auf den nächsten Markteinbruch, um effizienter zu werden. Nutzen Sie die Zeit jetzt, um Ihren Vertriebsmotor zu tunen. Wenn Sie dabei einen externen Blickwinkel benötigen und wissen wollen, wie wir in nur 15 Minuten die ersten drei großen Hebel in Ihrem Unternehmen identifizieren, lade ich Sie herzlich zu einem kostenloses Erstgespräch ein. Lassen Sie uns gemeinsam schauen, was wirklich in Ihrer Pipeline steckt.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was genau ist ein Vertriebs-Audit?
Ein Vertriebs-Audit ist eine systematische Analyse aller Vertriebsaktivitäten, Prozesse, Tools und Mitarbeiterfähigkeiten in einem Unternehmen. Ziel ist es, Ineffizienzen aufzudecken und konkrete Maßnahmen zur Umsatzsteigerung zu definieren.

Wie lange dauert so eine Analyse?
Ein erstes grobes Audit kann intern innerhalb von 1-2 Tagen durchgeführt werden. Eine tiefgehende Analyse durch externe Experten dauert in der Regel zwischen einer und zwei Wochen, abhängig von der Größe des Vertriebsteams.

Ist ein Audit nur für große Konzerne sinnvoll?
Nein, ganz im Gegenteil. Gerade für KMUs in Wien mit kleinen Teams (1-5 Vertriebler) ist der Hebel oft am größten. Da hier Ressourcen knapp sind, muss jeder Kontakt sitzen. Ein Audit stellt sicher, dass keine wertvolle Zeit verschwendet wird.

Welche Daten brauche ich für ein Audit?
Sie benötigen Zugriff auf Ihr CRM (oder Kundenlisten), Kennzahlen zu Aktivitäten (Anrufe, Termine), Konversionsraten der letzten 12 Monate und idealerweise Aufzeichnungen oder Skripte der Verkaufsgespräche.

Kann ich das Audit selbst machen oder brauche ich einen Berater?
Einen Basis-Check können Sie selbst durchführen (siehe Anleitung oben). Oft hilft jedoch der "Blick von außen", da man selbst oft betriebsblind ist und kulturelle Eigenheiten ("Das haben wir schon immer so gemacht") nicht mehr hinterfragt.