Onboarding-System: Neue Verkäufer in Rekordzeit profitabel machen

Onboarding-Systeme im Vertrieb: Wie Wiener KMUs neue Sales-Mitarbeiter in 4 Wochen profitabel machen

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie sind Geschäftsführer eines etablierten IT-Dienstleisters im 3. Wiener Gemeindebezirk. Nach monatelanger Suche, teuren Inseraten und unzähligen Bewerbungsgesprächen haben Sie endlich den "perfekten" Kandidaten gefunden. Er hat Erfahrung, tritt selbstbewusst auf und der Lebenslauf verspricht ein großes Netzwerk. Sie investieren in ein ordentliches Fixgehalt, stellen Laptop und Firmenwagen bereit.

Am ersten Tag drücken Sie ihm die Hand, geben ihm die Zugangsdaten zum CRM und einen Stapel Broschüren. "Lies dich mal ein, nächste Woche geht's los", sagen Sie optimistisch. Drei Monate später sitzen Sie wieder im selben Büro. Der Mitarbeiter hat kaum Termine generiert, die Pipeline ist gefüllt mit "Hoffnungskandidaten" und die Frustration auf beiden Seiten ist greifbar. Schließlich trennen Sie sich. Kostenpunkt dieses Experiments: Rund 30.000 bis 50.000 Euro – Gehalt, Lohnnebenkosten, Ihre Zeit und vor allem: entgangener Umsatz.

Dieses Szenario ist in Wien keine Ausnahme, sondern bittere Realität in vielen mittelständischen Unternehmen. Das Problem ist selten der Mitarbeiter allein. Das Problem ist das fehlende System, um PS auf die Straße zu bringen.

Wichtige Erkenntnisse des Beitrags:

• Warum "Learning by Doing" im Vertrieb die teuerste Einarbeitungsstrategie ist.
• Wie ein strukturierter 4-Wochen-Plan die "Ramp-up Time" drastisch verkürzt.
• Welche KPIs in der Probezeit wirklich zählen (und welche Sie ignorieren sollten).
• Warum Rollenspiele wichtiger sind als Produktkenntnis.

Die "Friss oder stirb"-Mentalität kostet Sie ein Vermögen

In vielen Wiener KMUs herrscht der Irrglaube, ein "guter Verkäufer" müsse sich selbst organisieren können. Doch selbst das größte Talent scheitert ohne klare Struktur. Wer neu in ein Unternehmen kommt, muss nicht nur das Produkt verstehen, sondern vor allem den Prozess: Wen sprechen wir an? Welches Problem lösen wir wirklich? Wie behandeln wir den Einwand "Wir sind gut versorgt"?

Wenn Sie neue Vertriebsmitarbeiter ohne klaren Fahrplan auf Kunden loslassen, verbrennen diese nicht nur Leads, sondern auch den Ruf Ihres Unternehmens. Ein unvorbereiteter Cold Call ist kein mutiger Versuch, sondern geschäftsschädigend. Die Lösung liegt nicht in mehr Geduld, sondern in einem radikal strukturierten Onboarding-Prozess.

Phase 1: Woche 1 – Das Fundament (Keine Anrufe!)

Die erste Woche dient der Kalibrierung. Der häufigste Fehler hier: Der neue Mitarbeiter wird mit Produktdatenblättern überhäuft. Das Ergebnis ist ein "Erklärbär", der Kunden später mit Features totquatscht, statt Probleme zu lösen.

Stattdessen sollte der Fokus auf dem Ideal Customer Profile (ICP) und den Schmerzpunkten der Zielgruppe liegen. Der Mitarbeiter muss nicht wissen, wie Ihr Produkt technisch bis ins Detail funktioniert, sondern welches Problem es beim Kunden beseitigt.

Aufgaben für Woche 1:

• Tiefenanalyse der letzten 10 gewonnenen Deals: Warum haben diese Kunden gekauft?
• Anhören von aufgezeichneten Verkaufsgesprächen (Gute und Schlechte).
• Verstehen des CRM-Setups: Wie wird ein Lead sauber eingetragen und gepflegt?

Phase 2: Woche 2 – Trockenübungen und Sparring

Jetzt beginnt das eigentliche Training. Arnold Freissling betont immer wieder: "Vertrieb lernt man nicht durch PowerPoint, sondern durch echtes Feedback." Bevor der neue Mitarbeiter auch nur einen echten Kunden anruft, muss der Pitch sitzen.

Hier scheitern viele Führungskräfte in Wien, weil sie sich "blöd vorkommen", Rollenspiele zu machen. Doch genau hier trennt sich die Spreu vom Weizen. Ein Pilot fliegt auch erst im Simulator, bevor er Passagiere transportiert.

Der Fokus liegt auf:

• Einwandbehandlung trainieren: Was sagen wir bei "Kein Interesse"?
• Den Leitfaden verinnerlichen, bis er natürlich klingt.
• Shadowing: Der Neue hört bei den Top-Performern live zu (oder bei Ihnen).

Wer hier investiert, spart später Monate an Korrekturschleifen. Wenn Sie merken, dass Ihre aktuellen Skripte nicht funktionieren, ist es vielleicht Zeit, unsere Lösung für wirkungsstarke Sales-Pitches in Anspruch zu nehmen.

Phase 3: Woche 3 – Betreutes Fliegen

Ab der dritten Woche greift der Mitarbeiter zum Hörer – aber nicht allein. In dieser Phase ist Feedback nach jedem Gespräch essenziell. Es geht nicht um die Anzahl der Abschlüsse, sondern um die Qualität der Gesprächsführung.

In Wien neigen wir dazu, höflich zu sein und Feedback zu verpacken. Im Vertriebstraining ist das tödlich. Geben Sie direktes, konstruktives Feedback: "Du hast nach dem Einwand zu schnell aufgegeben" oder "Du hast zu viel geredet und zu wenig gefragt".

Nutzen Sie tägliche kurze Check-ins (15 Minuten), um die Erfahrungen des Tages zu besprechen. Das verhindert, dass sich Fehler einschleifen und zu Gewohnheiten werden.

Phase 4: Woche 4 – Volle Schlagzahl mit klaren KPIs

Nach einem Monat sollte der Mitarbeiter voll einsatzfähig sein. Jetzt zählen Zahlen. Aber Vorsicht: Messen Sie in dieser Phase nicht primär den Umsatz (der ist oft ein nachgelagerter Indikator), sondern die Aktivität.

Relevante KPIs für den ersten Monat:

• Anzahl der Wahlversuche (Dials)
• Anzahl der erreichten Entscheider (Net Calls)
• Vereinbarte Erstgespräche

Wenn die Aktivität stimmt, aber keine Termine entstehen, liegt es am Skill (Training notwendig). Wenn die Aktivität fehlt, liegt es an der Einstellung (Personalgespräch notwendig). Ohne diese Transparenz tappen Sie im Dunkeln. Eine professionelle Potenzial-Analyse kann helfen, diese Metriken sauber aufzusetzen.

Die kulturelle Komponente: Wiener Besonderheiten im Onboarding

Ein spezifisches Problem im Wiener Raum ist die "Scheu vor der Störung". Neue Mitarbeiter haben oft Hemmungen, potenzielle Kunden "einfach so" anzurufen. Sie verstecken sich hinter "Recherche" oder "LinkedIn-Networking".

Ein gutes Onboarding muss diese Blockade proaktiv angehen. Machen Sie klar, dass professionelle Akquise keine Störung ist, sondern ein Angebot zur Problemlösung. Zeigen Sie durch eigene Anrufe, dass es funktioniert. Führung durch Vorbild ist hier der stärkste Hebel.

Warum die meisten CRMs das Onboarding behindern

Ein oft unterschätzter Faktor ist die Technik. Wenn ein neuer Mitarbeiter 20 Klicks braucht, um einen Anruf zu protokollieren, wird er es nicht tun. Oder er verbringt mehr Zeit mit der Datenpflege als am Telefon.

Ihr CRM muss so eingerichtet sein, dass es den Prozess unterstützt, nicht behindert. Felder sollten logisch angeordnet sein, Pflichtfelder auf das Minimum reduziert werden. Ein intuitives System verkürzt die Einarbeitungszeit massiv und sorgt für saubere Daten von Tag 1 an. Wenn Ihr aktuelles System eher Bremse als Motor ist, sollten wir über Ihr technisches Setup sprechen.

Fazit: System schlägt Talent

Einen Top-Verkäufer zu finden ist Glückssache. Einen durchschnittlich begabten Mitarbeiter durch exzellente Prozesse zu einem Top-Performer zu entwickeln, ist eine unternehmerische Entscheidung.

Wiener KMUs, die in strukturierte Onboarding-Systeme investieren, machen sich unabhängig vom "Nasenfaktor" und dem Zufall. Sie skalieren schneller, halten Mitarbeiter länger und – das Wichtigste – sie machen ihren Umsatz planbar.

Warten Sie nicht darauf, dass der neue Mitarbeiter sich "eingroovt". Geben Sie den Takt vor. Wenn Sie dabei Unterstützung brauchen, um Ihre Prozesse und Skripte sattelfest zu machen, lassen Sie uns sprechen.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie lange sollte ein Onboarding für Sales-Mitarbeiter dauern?

Ein intensives Onboarding sollte 4 Wochen dauern, wobei der Mitarbeiter ab der 3. Woche produktiv arbeitet. Die volle Produktivität ("Ramp-up") wird meist nach 3 Monaten erreicht, aber erste Ergebnisse müssen im ersten Monat sichtbar sein.

Sollte ich neue Mitarbeiter gleich am ersten Tag telefonieren lassen?

Nein. Das verbrennt Leads und frustriert den Mitarbeiter. Die ersten Tage gehören dem Verständnis der Zielgruppe (ICP), dem Produktnutzen und dem Erlernen der Leitfäden. Trockenübungen (Rollenspiele) müssen vor den echten Anrufen stattfinden.

Was mache ich, wenn ein neuer Verkäufer sich weigert, Skripte zu nutzen?

Skripte sind keine Fesseln, sondern Geländer. Erklären Sie, dass Struktur Kreativität ermöglicht. Bestehen Sie besonders in der Anfangszeit auf die Einhaltung des Prozesses, um Messbarkeit zu gewährleisten. "Freestyle" darf nur der, der nachweislich damit Erfolg hat.

Welche KPIs sind für neue Vertriebsmitarbeiter in Wien realistisch?

Das hängt von der Branche ab, aber Aktivitätsziele (z.B. 40-60 Anrufe pro Tag) sind universell steuerbar. Ergebnisziele (Umsatz) sollten erst nach der Einarbeitungsphase (ab Monat 2 oder 3) das primäre Messinstrument werden.

Kann ich das Onboarding auch "nebenbei" machen?

Nein. "Nebenbei" bedeutet im Vertrieb meistens "gar nicht". Wenn Sie keine Ressourcen für ein internes Onboarding haben, ist externe Unterstützung oder ein Vertriebstraining essenziell, um die Investition in das neue Gehalt nicht zu gefährden.