Gründer-Vertrieb beenden: So gelingt der erste Sales-Hire in Wien

Vom Gründer-Vertrieb zum ersten Sales-Hire: So skalieren Wiener KMUs erfolgreich

Es ist der klassische Flaschenhals, den fast jeder erfolgreiche Unternehmer in Wien irgendwann erreicht: Das Geschäft läuft, die Auftragsbücher sind gut gefüllt, aber der Umsatz hängt zu 100 % an einer Person – an Ihnen. Sie sind Geschäftsführer, Finanzchef, Feuerwehr bei Problemen und gleichzeitig der beste Verkäufer Ihrer Firma. Der "Gründer-Vertrieb" hat Sie dorthin gebracht, wo Sie heute stehen. Aber er ist auch genau das, was Sie jetzt am weiteren Wachstum hindert.

Die Vorstellung, den Vertrieb abzugeben, löst bei vielen KMU-Inhabern in Österreich gemischte Gefühle aus. Einerseits die Sehnsucht nach Entlastung, andererseits die Angst vor Kontrollverlust und Umsatzrückgang. "Niemand verkauft mein Produkt so gut wie ich", ist ein Satz, der in vielen Wiener Chefetagen fällt. Und er stimmt – vorerst. Doch wenn Sie nicht lernen, diese Kompetenz zu duplizieren, werden Sie niemals über ein bestimmtes Plateau hinauswachsen. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie den Übergang vom "Ich mache alles selbst" zum ersten erfolgreichen Sales-Hire meistern, ohne dabei Geld zu verbrennen.

Wichtige Erkenntnisse dieses Beitrags:

• Warum der erste Vertriebsmitarbeiter oft scheitert (und wie Sie das vermeiden).
• Die Gefahr der "Eierlegenden Wollmilchsau" bei der Personalsuche.
• Warum Prozesse wichtiger sind als Talente, bevor Sie jemanden einstellen.
• Wie ein strukturierter Onboarding-Plan für Wiener KMUs aussieht.
• Die psychologische Hürde des Loslassens für Gründer.

Das Dilemma des Gründer-Vertriebs

In der Startphase eines Unternehmens ist der Gründer-Vertrieb unerlässlich. Sie brennen für Ihre Idee, Sie kennen jedes technische Detail und Sie genießen bei Kunden einen Vertrauensvorschuss, den kein Angestellter jemals haben wird. In Wien, wo Geschäfte oft noch per Handschlag und durch persönliche Netzwerke entstehen, ist dieser Faktor nicht zu unterschätzen. Doch dieses Modell ist nicht skalierbar.

Das Problem manifestiert sich meist schleichend. Zuerst bleiben die Follow-ups liegen. Dann werden "kalte" Leads vernachlässigt, weil man mit Bestandskunden beschäftigt ist. Schließlich stagniert der Umsatz, weil schlichtweg die Zeit für Akquise fehlt. Sie befinden sich in der "Zeit-gegen-Geld-Falle". Wenn Sie aufhören zu rudern, bleibt das Boot stehen. Die Lösung scheint offensichtlich: "Ich stelle einen Verkäufer ein, der mir den Rücken freihält."

Doch genau hier beginnt für viele Wiener Unternehmen das Desaster. Ein neuer Mitarbeiter wird eingestellt, bekommt ein Telefon und eine Liste in die Hand gedrückt mit den Worten: "Mach mal Umsatz". Drei Monate später ist der Mitarbeiter frustriert, der Unternehmer enttäuscht und viel Geld verbrannt. Warum? Weil Vertriebskompetenz nicht einfach durch einen Arbeitsvertrag übertragen wird.

Schritt 1: Systematisierung vor Personalisierung

Bevor Sie auch nur eine Stellenanzeige schalten, müssen Sie Ihre Hausaufgaben machen. Der häufigste Fehler ist der Glaube, man könne einen "Super-Salesman" einstellen, der ohne Struktur Wunder bewirkt. Solche Einhörner gibt es kaum, und wenn, sind sie für die meisten KMUs unbezahlbar. Was Sie brauchen, ist ein System, das durchschnittlich talentierte Menschen zu überdurchschnittlichen Ergebnissen befähigt.

Analysieren Sie Ihren eigenen Verkaufsprozess. Was genau sagen Sie am Telefon, damit der Kunde einen Termin vereinbart? Welche Einwände kommen immer wieder ("Zu teuer", "Keine Zeit", "Wir sind versorgt") und wie entkräften Sie diese? Wenn dieses Wissen nur in Ihrem Kopf existiert, kann Ihr neuer Mitarbeiter es nicht anwenden. Sie müssen Ihre implizite Erfahrung in explizite Leitfäden verwandeln.

Ein strukturierten Vertriebsprozess zu dokumentieren, ist die Lebensversicherung für Ihre Investition in Personal. Erstellen Sie Skripte für die Kaltakquise, Vorlagen für E-Mails und Checklisten für die Bedarfsanalyse. Nur so stellen Sie sicher, dass Ihre Firma auch dann professionell repräsentiert wird, wenn Sie nicht im Raum sind.

Schritt 2: Das Profil – Wen suchen Sie wirklich?

Viele Stellenanzeigen in Wien lesen sich wie Wunschzettel an das Christkind: "Jung, dynamisch, 10 Jahre Erfahrung, technisches Verständnis, abschlussstark, empathisch und bereit, auf Provisionsbasis zu arbeiten." Das ist unrealistisch. Für den ersten Sales-Hire müssen Sie sich entscheiden: Suchen Sie einen "Hunter" (Jäger) oder einen "Farmer"?

Ein Hunter ist aggressiv in der Neukundengewinnung. Er liebt den Nervenkitzel des Abschlusses, ist aber oft schlecht in der Pflege von CRM-Daten oder der langfristigen Betreuung. Ein Farmer hingegen pflegt bestehende Beziehungen exzellent, tut sich aber schwer, zum Hörer zu greifen und Kaltakquise zu betreiben. Da die meisten Gründer bereits gute "Farmer" (Beziehungspfleger) sind, aber keine Zeit für Akquise haben, ist der erste Hire oft idealerweise ein Hunter oder ein SDR (Sales Development Representative), der Ihnen qualifizierte Termine liefert.

Unterschätzen Sie dabei nicht den kulturellen Faktor in Wien. Ein Vertriebler, der in Deutschland erfolgreich war, muss in Österreich nicht zwingend funktionieren. Die Wiener Mentalität erfordert oft ein feineres Gespür für Zwischentöne. Der berühmte "Schmäh" kann Türen öffnen, aber zu viel Aggressivität kann sie in Wien für immer verschließen. Suchen Sie nach Persönlichkeit und Coachability (Lernwilligkeit), nicht nur nach den Stationen im Lebenslauf.

Schritt 3: Der Onboarding-Prozess – "Vormachen, Mitmachen, Nachmachen"

Sie haben jemanden gefunden. Herzlichen Glückwunsch. Jetzt beginnt die eigentliche Arbeit. Die ersten 90 Tage entscheiden darüber, ob der Mitarbeiter ein Top-Performer wird oder ein teures Missverständnis bleibt. Werfen Sie den Neuen nicht ins kalte Wasser. Nutzen Sie das Prinzip der Meisterlehre.

Woche 1-2: Theorie & Shadowing
Der Mitarbeiter lernt Ihr Produkt, Ihre Zielgruppe (ICP) und Ihr CRM kennen. Er hört Ihnen bei Telefonaten zu. Wichtig: Er soll nicht nur passiv dabeisitzen, sondern analysieren, warum Sie in bestimmten Situationen wie reagiert haben.

Woche 3-4: Geführte Praxis
Der Mitarbeiter führt erste Gespräche, während Sie zuhören. Nach jedem Gespräch gibt es sofortiges Feedback. Kein "War ganz gut", sondern präzise Kritik: "Bei Minute 3 hast du den Einwand überhört. Versuche nächstes Mal Technik X."

Monat 2-3: Selbstständigkeit mit Netz
Der Mitarbeiter läuft selbstständig, aber Sie führen wöchentliche Pipeline-Reviews durch. Hier prüfen Sie nicht nur die Zahlen, sondern die Qualität der Opportunities. Nutzen Sie dafür unser kostenloses Erstgespräch, um zu erfahren, wie Sie solche Reviews effizient gestalten, ohne ins Micromanagement zu verfallen.

Schritt 4: Loslassen lernen – Die psychologische Hürde

Dies ist oft der schwerste Teil. Sie werden feststellen, dass der neue Mitarbeiter Dinge anders macht als Sie. Er formuliert anders, er hat einen anderen Rhythmus. Solange das Ergebnis stimmt und die Werte Ihrer Firma gewahrt bleiben, müssen Sie das tolerieren. Perfektionismus ist der Feind der Skalierung.

Wenn Sie bei jedem E-Mail-Entwurf des Mitarbeiters "nur kurz drüberlesen" wollen, werden Sie nie entlastet. Sie werden zum Flaschenhals Ihrer eigenen Mitarbeiter. Definieren Sie stattdessen klare KPIs (Key Performance Indicators). Anzahl der Anrufe, Anzahl der vereinbarten Termine, Conversion-Rates. Zahlen lügen nicht und geben Ihnen die Sicherheit, die Kontrolle zu behalten, ohne ständig eingreifen zu müssen.

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser? Im modernen Vertrieb heißt es: Vertrauen durch Transparenz. Ein sauberes CRM-System ist keine Schikane, sondern das Cockpit, mit dem Sie Ihre neue Vertriebsmaschine steuern. Wenn Sie sehen wollen, wie andere Wiener Unternehmen diesen Sprung geschafft haben, werfen Sie einen Blick auf unsere Erfolgsgeschichten anderer Wiener Unternehmen.

Schritt 5: Die Vergütung – Motivation vs. Sicherheit

Ein heikles Thema, besonders in Österreich, wo das Sicherheitsbedürfnis traditionell hoch ist. Ein reines Provisionsmodell lockt oft nur Glücksritter an. Ein zu hohes Fixum macht satt und träge. Die Balance ist entscheidend.

Ein bewährtes Modell für den ersten Sales-Hire im KMU-Bereich ist ein solides Grundgehalt, das die Lebenshaltungskosten deckt, gekoppelt mit einer ungedeckelten Provision. Aber Vorsicht: Koppeln Sie die Provision an das Verhalten, das Sie fördern wollen. Wollen Sie Neukunden? Dann verprovisionieren Sie nicht den Umsatz mit Bestandskunden. Wollen Sie langfristige Verträge? Dann incentivieren Sie die Vertragslaufzeit.

Transparenz ist hier der Schlüssel. Der Mitarbeiter muss zu jeder Zeit selbst ausrechnen können, was er verdient hat. Komplizierte Formeln töten die Motivation. Machen Sie es einfach: "X Euro für jeden qualifizierten Termin, Y % vom Abschluss."

Fazit: Skalierung ist eine Entscheidung

Den Vertrieb abzugeben, bedeutet nicht, sich aus der Verantwortung zu stehlen. Es bedeutet, vom Spieler zum Trainer zu werden. Ihre Aufgabe wandelt sich von "Umsatz machen" zu "Umsatz ermöglichen". Das erfordert neue Fähigkeiten: Führung, Coaching, Prozessmanagement.

Der Weg vom Gründer-Vertrieb zum ersten echten Sales-Team ist steinig, aber er ist der einzige Weg zu echter unternehmerischer Freiheit. Wenn Sie diesen Prozess nicht alleine durchlaufen wollen und einen erfahrenen Sparringspartner suchen, der diesen Weg selbst gegangen ist – vom Konzern bis in den Mittelstand – dann sollten wir sprechen. Erfahren Sie mehr Über uns und wie wir Sie unterstützen können.

Warten Sie nicht, bis Sie vor lauter Arbeit keine Zeit mehr für die Einarbeitung haben. Der beste Zeitpunkt, den Vertrieb zu skalieren, war gestern. Der zweitbeste ist heute.

FAQ: Häufige Fragen zum ersten Vertriebsmitarbeiter

1. Wann ist der richtige Zeitpunkt für den ersten Sales-Hire?
Sobald Sie als Gründer ca. 30-40% Ihrer Zeit mit Vertrieb verbringen und trotzdem Leads liegen lassen müssen. Ein weiterer Indikator ist ein validierter Verkaufsprozess – wenn Sie wissen, dass X Anrufe zuverlässig zu Y Umsatz führen, ist es Zeit zu skalieren.

2. Was kostet ein guter Vertriebsmitarbeiter in Wien?
Das variiert stark nach Branche und Erfahrung. Rechnen Sie für einen qualifizierten Junior/Mid-Level Sales Manager mit einem Fixum zwischen 45.000 € und 60.000 € brutto im Jahr, plus variable Anteile, die das Gehalt bei Zielerreichung um 20-40% aufstocken sollten.

3. Sollte ich jemanden mit Branchenerfahrung einstellen?
Nicht zwingend. Branchenwissen kann man lernen, Verkaufstalent und Biss sind schwerer zu trainieren. Oft sind Quereinsteiger hungriger und weniger "verdorben" durch schlechte Angewohnheiten aus alten Jobs. Wichtiger ist, dass die Person methodisch arbeiten kann.

4. Wie lange dauert es, bis sich der neue Mitarbeiter rechnet?
Planen Sie realistisch mit 3 bis 6 Monaten Ramp-up-Phase, bis der Mitarbeiter volle Produktivität erreicht ("Full Quota"). In den ersten 3 Monaten ist er meist ein Investitionsfall. Haben Sie nicht genügend Liquidität für diese Anlaufphase, sollten Sie mit der Einstellung noch warten.

5. Kann ich den Vertrieb auch an eine Agentur auslagern statt einzustellen?
Ja, für die Leadgenerierung (Terminvereinbarung) kann das sinnvoll sein. Für den eigentlichen Abschluss (Closing) ist es jedoch meist besser, die Kompetenz im Haus zu haben, da externe Agenturen selten die gleiche Leidenschaft und Detailtiefe für Ihr Produkt aufbringen wie ein interner Mitarbeiter.